Costituzione di società
I. Costituzione di una società di capitali
Nel momento in cui si decide di fondare una società, come prima cosa, occorre decidere in quale forma essa debba essere costituita.
Nel costituire una società di capitali, di solito, viene scelta la forma della società a responsabilità limitata (Gesellschaft mit beschränkter Haftung, GmbH). La costituzione di una GmbH prevede la formazione di un contratto sociale che deve essere stipulato per atto pubblico, ossia certificato da un notaio. Il capitale sociale minimo per una GmbH ammonta a € 25.000,00.
Negli ultimi anni, però, è aumentato il numero di società per azioni (Aktiengesellschaft, AG). Anche per questo tipo di società è necessaria la costituzione per atto notarile; il capitale sociale minimo, in questo caso, ammonta a € 50.000,00. Oltre queste, ci sono ulteriori formalità da osservare.
La costituzione di una società per azioni è consigliabile, soprattutto, se si progetta una quotazione in borsa a breve termine. Nel caso specifico, depongono a favore della costituzione di una società per azioni anche aspetti di carattere fiscale, i quali naturalmente vanno affrontati e risolti caso per caso.
II. Costituzione di una società di persone
Nell'ambito del sistema economico, si rinvengono due forme di società di persone le quali rivestono una certa rilevanza: la "offene Handelsgesellschaft" (che praticamente corrisponde alla società in nome collettivo italiana) e la società in accomandita. La "offene Handelsgesellschaft" è composta da più persone fisiche o giuridiche, le quali rispondono personalmente e illimitatamente per le obbligazioni sociali. La società in accomandita è composta da almeno un socio che risponde per le obbligazioni sociali personalmente e illimitatamente (accomandatario) e da almeno un altro, il quale risponda nei limiti della quota conferita (accomandante).
III. Apertura di una filiale dipendente
È possibile anche l’apertura di una filiale senza propria personalità giuridica. Questa alternativa è vantaggiosa, in particolare, per le società straniere, le quali vogliono come prima cosa monitorare ed esplorare il mercato. Il diritto societario tedesco non prescrive in merito particolari presupposti; la legge rilevante a tal fine è quella del paese dove ha sede la società che costituisce la filiale. Il diritto di tale paese deve, in altre parole, autorizzare tale tipo di manovra.
1. Ditta individuale
Chi, come persona fisica, è titolare di una ditta individuale, non necessita per la propria società di un particolare atto costitutivo. Deve però osservare alcuni obblighi nei confronti degli apparati amministrativi, che sono descritti di seguito.
2. Obblighi nei confronti delle autorità pubbliche
Chi costituisce una società in Germania, deve rispettare diversi obblighi nei confronti delle autorità pubbliche.
In Germania domina il principio della libertà professionale. Un'autorizzazione è necessaria solo nei casi in cui questa sia esplicitamente prevista dalla legge, come nel caso in cui l'attività commerciale possa mettere in pericolo la collettività (per esempio l'attività di smaltimento dei rifiuti o quella di produzione di armi).
Se non si versa in uno di questi ultimi casi, l'attività da svolgersi deve essere semplicemente denunciata all’ufficio amministrativo competente. Questo – che è l’ufficio amministrativo presso la città in cui è stabilita la sede della società – rilascerà una così detta licenza commerciale. Quest'ultima può essere negata solo in presenza di particolari circostanze come, ad esempio, il sospetto di attività illecite.
L'inizio dell'attività deve, poi, essere segnalato sia al competente ufficio delle imposte, del luogo dove si trova la sede della società, sia ai competenti organi amministrativi previdenziali e assistenziali.
IV. Tempo necessario
Sostanzialmente è consigliabile non procedere alla costituzione di una società in modo precipitoso, dal momento che possono sempre sopravvenire problemi imprevisti. L'esperienza insegna che questi problemi si verificano non tanto in relazione agli aspetti giuridici - come sopra descritto - quanto piuttosto a quelli pratici. In particolare, la ricerca di strutture idonee per allocare gli uffici e l'assunzione di validi collaboratori può richiedere parecchio tempo. Normalmente occorre mettere in conto un periodo che può protrarsi fino a 6 mesi.
L'adempimento delle incombenze di tipo giuridico e, in particolare, la formazione di un eventuale contratto sociale, può esaurirsi in poche settimane. Nella pratica, però, possono verificarsi dei ritardi, quando la costituzione avviene tra più partner e questi hanno differenti concezioni in merito al contenuto del contratto sociale. Ne deriva che per la conclusione di un contratto sociale occorrerà un periodo di tempo più lungo di circa un mese. Le formalità effettive possono per contro essere assolte molto velocemente. Ottenere un appuntamento dal notaio, per esempio, richiede normalmente pochi giorni ed una società costituita dinnanzi ad un notaio può iniziare la sua attività anche prima dell'iscrizione nel registro delle imprese.
V. Costi
In occasione della costituzione di una società è senz’ altro consigliabile un’assistenza legale e fiscale completa, dal momento che la maggior parte dei rischi può essere evitata sin dal primo momento. Oltre ad un parere nel momento della costituzione delle società è altresì opportuno farsi assistere anche in occasione delle pratiche amministrative e delle dichiarazioni agli uffici finanziari.
Sulla base della nostra esperienza, le ore di lavoro mediamente necessarie pe le descritte attività sono le seguenti:
GmbH: ca. 40 ore;
AG: ca. 60 ore;
Società di persone: ca. 35 ore;
apertura di una filiale per società nazionali: ca. 20 ore;
apertura di una filiale per società estere: ca. 40 -50 ore.
Le differenze nei tempi necessari si spiegano soprattutto con la necessità o meno di una certificazione notarile; la costituzione di una filiale di società straniere può richiedere qualche volta parecchio tempo, dal momento che occorre chiarire alle autorità pubbliche competenti i rapporti giuridici di volta in volta esistenti con la società madre. Inoltre, sarà, inevitabilmente, necessario impiegare un lasso di tempo non trascurabile al fine di chiarire ai clienti almeno i concetti giuridici elementari sottostanti alle figure economiche di cui trattasi, evidenziandone le peculiarità e soprattutto le differenze esistenti fra i due diversi sistemi giuridici nazionali. Tale proposito è da ritenersi non solo utile, ma addirittura indispensabile, per mettere in guardia i clienti dalle insidie connesse alla prassi commerciale tedesca e, conseguentemente, evitare per quanto possibile errori contrattuali ovvero effetti sanzionatori giudiziali e/o amministrativi.